KRITERIA SEKRETARIS MASA DEPAN

TIPS  MENCARI SEKRETARIS ANDAL

Peran dan tanggung jawab  sekretaris seiring perkembangan zaman , sudah ber Evolusi sesuai kebutuhan dan tantangan kedepan,dari  yang dulunya adalah pekerjaan yang dilakukan berdasarkan instruksi atau perintah,sekarang berkembang menjadi  pekerjaan yang dinamis dan mandiri ,sekretaris kini dituntut untuk bisa lebih berinisiatif,proaktif,dan bekerja mandiri tanpa perlu pengawasan secara terus menerus.

Apa artinya seorang sekretaris tanpa boss,dan apa jadinya jika Boss tanpa sekretaris?keduanya saling membutuhkan .Tetapi bila salah memilih sekretris bisa runyam dan bisa menjadi bumerang.Ingat ,kesuksesan kita  sebagai seorang pemimpin juga didukung oleh peran sekretaris yang andal.

Berikut ini ciri-ciri sekretaris handal :

Mempunyai kemampuan Human Resouce

Sekretaris senior bisa berperan sebagai trainer,bahkan leader  dan Mentor untuk seluruh staf administrasi.Para sekretaris senior diperlukan untuk me –review atau meninjau kenerja para staf,serta rekan kerja junior lainnya.untuk proses rekruitmen,sekretaris senior memberikan orientasi atau pengarahan kepada rekan kerja yang masih baru.ini juga portofolio tambahan bagi sekretaris yang handal .

Di banyak perusahaan saat ini.seorang sekretaris adalah orang paling mengerti tentang gaya dan karakter bosnya.Dengan demikian ,sekretaris jugalah yang seharusnya paling mengerti karyawan seperti apa yang di butuhkan bosnya tersebut.Ia lebih bisa mencari dan menemukan seorang karyawan yang tepat untuk pekerjaan yang tepat.

Lingkup pekerjaan lebih luas

Berkat perkembangan teknologi,hari-hari dimana bos masih mendektekan surat kepada sekretarisnya kini sudah berakhir,Para manajerpun kini bisa mengangani e-mail nya sendiri,Mereka berkorespodensi ,menelpon,membuat janji,bahkan membuat presentasi meetingnya sendiri.Dengan demikian ,peran sekretaris bisa menjadi lebih spesifik dan mengambil lingkup pekerjaan yang lebih luas.Para sekretaris senior tidak lagi menjadi tukang ketik atau penerima telepon,karena mereka sudah punya mindset yang berbeda tentang seorang sekretaris .Mereka bisa menjadi sarana untuk memperluas network dan bahkan menjadi pengambil keputusan saat si Bos berhalangan.

Kemampuan Multi-Tasking

Ini adalah kemampuan untuk mengerjakan beberapa pekerjaan sekaligus pada waktu yang bersamaan.SKILL ini cukup penting dimiliki seorang sekretaris dimanapun.Mungkin bukan suatu yang wajib,tetapi bila sekretaris seorang sekretris mempunyai kemampuan ini ,maka jarang ada pekerjaan yang tertunda dan semuanya bisa selesai lebih cepat,karena kecepatan itu penting. 

Modal utama untuk bisa melakukan pekerjaan multi tasking adalah dia harus terlebih dahulu terbiasa untuk Well-Organized.Dia harus terbiasa bekerja dengan teratur,rapi,dan terstruktur.Bila tidak mampu mengerjakan pekerjaan dalam satu waktu dengan hasil yang maksimal,maka mustahil bisa bekerja secara terstruktur terlebih dahulu sebelum kadar stresnya meningkat akibat pekerjaan Multi-Tasking yang kacau balau nantinya.

Keahlian yang makin spesifik

Bagi kebanyakan sekretaris pekerjaan mereka telah berkembang dari hanya fungsi-fungsi umum menjadi fungsi specialis.Ada peningkatan demand bagi sekretaris yang mempunyai ke ahlian atau pengetahuan lebih,misalnya di bidang Legal,Banking,atau bahkan Human Resource

Seiring semakin banyak perusahaan yang mendirikan departemen Legal nya sendiri secara In-house ,para sekretaris dengan keahlian dan pengetahuan khusus yang relevan di bidangnya kian banyak dicari.Tak ketinggalan pula sektor perbankan yang semakin banyak menawarkan gaji dan bonus aktraktif bagi para sekretaris yang siap dan berpengalaman dalam bidang tersebut.

Menguasai manajemen Informasi

Sekretaris telah berubah menjadi profesi yang berorientasi pada knowledge.Mereka tidak lagi Cuma mengerjakan pekerjaan administratif,melainkan bisa menjalankan tugas untuk mengelola informasi di dalam perusahaan.Mereka telibat secara langsung dalam arus dan penyimpanan  Informasi di perusahaan.

Mereka juga harus bisa menjamin segala informasi yang berharga bisa diteruskan atau dibagi secara efisien kepada pihak-pihak yang membutuhkan.Semua ini sangat berguna untuk meningkatkan efisiensi kerja sama antar departemen sebagai satu team yang utuh.

Perlu di ingat disini bahwa informasi yang dimaksud bukanlah berupa gosip-gosip dan perlu juga dipastikan bahwa informasi yang tepat juga jatuh kepihak yang tepat pula.

Para sekretari telah dipandang sebagai penghubung informasi antar departemen di banyak perusahaan,dan juga di anggap sebagai sebagai sumber informasi yang dapat di andalkan,seorang sekretaris kadang lebih tahu banyak apa yang terjadi di perusahaan dari pada Bos mereka.

Kemampuan Customer Service dan Riset

Kualitas atau keunggulan lain dari  sekretaris andal adalah customer service yang baik.Mereka seringkali harus berhubungan dengan pelanggan atau Klien,Ini berarti mereka harus memilikiknowledge yang kuat dan kompeten dalam bidang service.

Kemampuan untuk mengumpulkan informasi juga penting karena akan banyak mengandalkan sekretaris untuk mencari dan mengumpulkan data intelijen,informaasi mengenai Klien,tren industri saat ini,pengelolaan data base,dan informasi mengenai competitor.Sekretaris bekerja pada unit ,group atau kelompok,jadi sekretaris yang mempunyai kemampuan berkolaborasi dan mampu bekerja sama dalam tim semakin di butuhkan.

Menguasai teknologi

Rasanya tidak ada yang perlu di jelaskan dari poin ini,tidak ada yang lebih buruk daripada kita masih harus menjelaskan bagaimana cara membuka E-mail atau mengunakan Software pengolah kata kepada sekretaris.Para sekretaris andal menguaqsai teknologi,khususnya dibidang komunikasi dan semua teknologi yang bisa memperlancar komunikasi.satu lagi yang tak kalah penting adalah teknologi untuk melakukan presentasi,yang didukung oleh kemampuan dan keahlian melakukan presentasi dari sekretaris itu sendiri.

Dengan meningkatnya mobilitas kerja saat ini.Kita akan lebih membutuhkan sekretaris yang bisa bekerja secara mandiri dan dapat di andalkan walaupun di tinggal dalam waktu yang lama,Inisiatif,percaya diri,dan bijak adalah kualitas yang diperlukan sekretaris zaman sekarang untuk dapat menjaga”benteng” peruasahaan sementara pemimpin mereka sedang tidak berada di tempat.

(dari berbagai sumber)